Tietosuojaseloste

Mainos- ja viestintätoimisaro Hermon yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja

Laatimispvm: 25.4.2018

 

Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

Henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste on nähtävissä www.hermo.fi sivuilla.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Mainos- ja viestintätoimisto Hermo

Y-tunnus: 1056920-9

Puhelinnumero: 0400 357 296

Postiosoite: Niiralankatu 11, 70600 Kuopio

 

2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Paula Savolainen

paula.savolainen@hermo.fi

puh. 040 035 7268

 

3. REKISTERIN NIMI

Mainos- ja viestintätoimisto Hermon asiakas- ja markkinointirekisteri

 

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden suhteen hoitamiseen, analysointiin sekä markkinointiin. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

• Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Henkilö voi milloin tahansa pyytää tietonsa saataville.
• Tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.
• Tallennamme vain tarpeellisen tiedon ja pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä
• Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää.
• Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot: Nimi, yritys, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä asiakkaan mahdollisesti antamat lisätiedot ja kiinnostuksen kohteet, tietopakettien/materiaalien lataukset, suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jolloin käyttäjien antamia tietoja säilytetään palveluntarjoajien palvelimilla myös EU:n ulkopuolella kun käytetään järjestelmää MailChimp (USA), jonka palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Käyttäjät antavat yksiselitteisen luvan tietojen tallentamiseen ja käsittelemiseen EU:n ulkopuolella täyttämällä henkilötietonsa lomakkeen kautta ja osallistumalla testiin, tilaamalla verkkosivuilla tarjolla olevan oppaan tai tilaamalla uutiskirjeen. Käyttäjistä ei tallenneta arkaluonteisia tietoja eikä erillisiä salasana-/kirjautumistietoja tarvita.

 

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).